作為一個IT人，曾經做過一些驗廠管理（人事考勤工資管理）系統(tǒng)的開發(fā)項目，在這里結合工廠的實際驗廠經歷，談談用軟件技術改善驗廠管理的問題，希望大家發(fā)表補充和討論。
審核員來廠前，工廠需要做諸多的準備工作，象文件體系啦、消防安全……在此，我只談談工時（考勤）、勞動報酬（工資）、童工（人事管理）數(shù)據(jù)的準備工作。
目前大多數(shù)的工廠考勤、工資數(shù)據(jù)都是2套帳的，即所謂的A、B帳，一套作為工廠的實際管理，另一套用于客戶驗廠。
一、考勤系統(tǒng)的選擇：
俗話說的好，工欲善其事,必先利其器！正確地選擇好一套考勤系統(tǒng)，對于驗廠順利的通過和管理，有很大的影響。我們先了解一下各階段時期的考勤系統(tǒng)。
1、打卡機：
紙卡，插入式考勤，缺點是成本高、效率低、考勤數(shù)據(jù)不能修改、管理復雜。目前使用多的為小企業(yè)，逐漸被淘汰；
2、電子考勤：
電子考勤系統(tǒng)由于采用的技術方式不同，有下列的一些種類，不同的技術手段，針對于不同的應用行業(yè)及工廠特征。
- 條碼考勤系統(tǒng)；較早時期的技術，目前逐漸被淘汰；
- 插入式IC卡；較早時期的技術，目前逐漸被淘汰；
- 指紋考勤系統(tǒng)；
能夠有效防止人員代打卡，精密度比較高，但是在效率方面一般，另外考勤時人員手指的清潔度、手指脫皮等問題受影響。適合于管理辦公室，不適合工廠員工管理。
- 非接觸（射頻）IC、ID卡考勤系統(tǒng)：
非接觸（射頻）IC、ID卡考勤系統(tǒng)是目前最為常用的電子考勤系統(tǒng)，其特點是刷卡速度快，結合專業(yè)的考勤軟件，能夠批量獲得考勤數(shù)據(jù)和報表，有的軟件支持考勤數(shù)據(jù)的修改，能制作出A、B等多個帳套。
該系統(tǒng)通常有考勤機（刷卡機）、IC/ID卡片、考勤管理軟件組成，考勤機（刷卡機）、IC/ID卡片市場上比比皆是，產品通用型很強，最為核心/價值的是考勤軟件，不同的軟件具有不同的功能，工廠在選擇考勤系統(tǒng)時，軟件功能的確認是確定考勤系統(tǒng)是否好用的關鍵。其中IC卡能存儲數(shù)據(jù)，且能實現(xiàn)員工一卡通管理（吃飯、考勤、門禁、借書等管理功能），ID卡通常只能作為考勤刷卡功能，但成本要低于IC卡。
另外在選擇考勤系統(tǒng)時，要注意保護現(xiàn)有的考勤系統(tǒng)投資，有些考勤機設備和IC/ID卡是可以再利用的。本文上面也提及到考勤系統(tǒng)是由考勤機、IC/ID卡、考勤軟件組成，其中多數(shù)情況下，考勤機、IC/ID卡是可以再利用的（與其他考勤/驗廠軟件做接口）。
我所服務的一個北京客戶，投資了10多萬購買了一套杭州某企業(yè)的“一卡通”系統(tǒng)，包含考勤機、非接觸IC卡、考勤軟件，能夠實現(xiàn)門禁、考勤、餐飲等管理，運行狀況良好。但是由于是通用的考勤系統(tǒng)，考勤軟件部分不支持工資管理和“驗廠考勤”管理。我們在給其解決方案時，注意了保護該工廠的前期投資，即在原來購買的考勤系統(tǒng)基礎上，保留了考勤機及IC卡，只更新了考勤軟件。通常來講，硬件的廠家都會提供接口與軟件開發(fā)對接，即開放“動態(tài)鏈接庫”。
關于考勤系統(tǒng)價格，考勤機、IC/ID卡的價格都是有據(jù)可依的，各地的價格也比較透明，這里談談考勤軟件的價格考察方法。一般來講，做通用考勤系統(tǒng)的廠商，多數(shù)屬于生產或貿易企業(yè)，他們的強項是批量生產或分銷，在增殖服務（軟件開發(fā)）方面的能力一般，他們會OEM或自主開發(fā)一套通用的考勤軟件并批量的賣，所以價格是很低的，甚至是免費贈送。但是該軟件的功能有限，大眾化，如果工廠不考慮驗廠管理及其他個性化的需求，此方案無疑是最佳選擇。
如果工廠希望在考勤軟件管理方面實現(xiàn)驗廠管理及其他個性化需求，則需要在原有考勤軟件上做“二次開發(fā)”或重新購置一套軟件。有的考勤系統(tǒng)廠商可以提供增殖開發(fā)服務，那么就可以在原有的考勤系統(tǒng)上做“二次開發(fā)”。這里有一點說明，由于軟件設計架構的問題，并不是所有的功能都可以在原有系統(tǒng)上通過“二次開發(fā)”實現(xiàn)，此時你需要選擇一家專業(yè)軟件開發(fā)公司。專業(yè)軟件公司會結合你的需求及他們的自身產品幫助你實現(xiàn)功能，以及做接口連接相關的硬件設備（考勤機、IC/ID卡）。
軟件開發(fā)的收費標準：軟件的報價分為兩種報價模式，即軟件產品銷售報價和軟件開發(fā)服務報價（定制開發(fā)），軟件產品的報價可以對照功能，選擇不同的廠家進行對比的。軟件開發(fā)服務（定制開發(fā)）的價格對于一般的工廠是難以辨別其報價的高低。但是萬變不離其宗，軟件開發(fā)服務的報價是依照工時來定價的，結合當?shù)氐能浖_發(fā)人員的薪資水平，可以算計出來，以北京為例，一般的軟件開發(fā)人員工資為4000元/月左右，那么軟件公司的一個開發(fā)技術人員月工時（22天）價格可能為4000*5~10，即2萬到4萬之間。
二、工廠考勤管理：
第一部分：A帳：工廠真實的考勤數(shù)據(jù)。
用途：用于工廠的日常考勤管理及工資核算。
重要數(shù)據(jù)：日/月考勤報表、請假等異常出勤記錄、工時統(tǒng)計、加班統(tǒng)計、全勤獎管理等等。
獲得方法：
- 打卡機紙卡直接插入打；再手工制作各類報表；
該該系統(tǒng)管理其利弊我就不在此贅述了。
- 通過考勤軟件從考勤機下載和導入；
特點：記錄真實的考勤數(shù)據(jù)，存在早到、遲到、漏打卡、曠工、加班等問題，如果拿該數(shù)據(jù)作為驗廠數(shù)據(jù)，則需要大量的人工修改和確認工作，心力憔悴。
特別說明：
一套適用的考勤系統(tǒng)+完善的考勤管理制度，對于公司日常管理的影響是很大的。兩者缺一不可。適用的考勤系統(tǒng)僅僅是個工具（利器），需要一套嚴格考勤管理制度規(guī)章督促、保障員工每日上下班打卡。這一點，南方（廣東，特別是一些臺資、日資企業(yè)）的工廠管理的非常好，能夠確保每天4次、6次考勤記錄的完整性，即使有漏打卡及異常考勤的，通過考勤系統(tǒng)“異常”管理功能補上即可。
如果員工每日能老老實實的刷卡，并確保數(shù)據(jù)完全能被采集，對于驗廠數(shù)據(jù)的修改和管理，其意義也是很大的。
我有個客戶在山東，他們有一套非接觸考勤系統(tǒng)，但是不能有效執(zhí)行上下班刷卡，其考勤數(shù)據(jù)就不能很完善。呵呵，管理人員抱怨，“員工他們都不愿意刷”（散漫慣了，再者有時需要排隊的）。
第二部分：B帳：假數(shù)據(jù)，用來驗廠的。
用途：專門用于客戶驗廠
獲得方法：
- EXCEL或其他方式制作。
- 在A帳的基礎上按照驗廠要求人工修改、確認。
- 根據(jù)驗廠要求，利用軟件批量產生。
特點：由于使用的軟件功能良莠不齊，制作數(shù)據(jù)的效率及質量也是參次不齊。另外由于軟件供應商對COC、ICTI、SA8000等理解的深度，對審核員驗廠的測試及支持不能有效把握與控制，從而在考勤、工資方面無法保證驗廠的可靠性。
第三部分：驗廠實戰(zhàn)
經歷過驗廠的朋友們，以下幾種情況可能會比較突出：
- 審核員現(xiàn)場刷卡測試。
解決方案：有些考勤系統(tǒng)是支持刷卡數(shù)據(jù)實時傳輸?shù)模行┫到y(tǒng)本身就不支持數(shù)據(jù)實時傳輸。我所了解的不支持實時傳輸數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，通常都是設定系統(tǒng)在晚上12點或其他時間，通過考勤機向考勤軟件批量傳輸刷卡數(shù)據(jù)。所以，在了解這些以上情形后，你就可以從容解答審核員的問題。（1）本系統(tǒng)不能支持刷卡數(shù)據(jù)實時傳輸。（2）如果非的要實現(xiàn)實時獲得刷卡數(shù)據(jù)，那么之前一定明確要求相關的服務商做好功能的開發(fā)工作，并反復做現(xiàn)場模擬測試。
說明：我曾經在現(xiàn)場作為工廠人員參與審廠工作，我發(fā)現(xiàn)有些審核員在電腦方面也僅僅是“略懂皮毛”，你口氣肯定一點，再對考勤系統(tǒng)知識多了解一點，審核員是“玩”不過你的。
- 一個2000多人的工廠，竟然沒有一個人請假或遲到、早退等異常出勤記錄？
解決方案：從理論上，這種現(xiàn)象有1%發(fā)生的幾率，多數(shù)情況下，異常出勤是常有的。有些考勤系統(tǒng)是可以實現(xiàn)批量自動生成考勤數(shù)據(jù)了，但是不支持異常出勤的修改。這樣，麻煩就大了。所以，在軟件開發(fā)時，注意該問題。在制作數(shù)據(jù)時，更要注意該現(xiàn)象。
- 打開考勤系統(tǒng)時，出現(xiàn)“生成數(shù)據(jù)”、“批量生成”、“修改數(shù)據(jù)”……等等軟件按紐。
解決方案：呵呵，如果你的系統(tǒng)有這樣的小問題話，那可謂是“不打自招”了。解決方法：把這些字眼用別的名詞來代替。并且在驗廠當天通過密碼切換把這些功能完全掩藏。
- 整個驗廠工作的管理系統(tǒng)性，以及其中的邏輯。
一些現(xiàn)象：和審核員朋友聊天獲悉，多數(shù)沒有通過的工廠，是缺乏整個COC管理系統(tǒng)性，有自相矛盾的地方，相互不能銜接，沒有條理。比如在文件上、管理體系上、一些數(shù)據(jù)的相互關聯(lián)上等等。比如，考勤顯示，倉庫周日不加班，但是在倉庫檢查一些工作單時，卻發(fā)現(xiàn)有出入庫及領料單記錄。
解決方案：時間允許的情況下，結合COC、ICTI、SA8000等規(guī)則反復梳理，在工廠內部不同角度進行預演和復查。針對上述的工作單問題，合理的方案是將平常（周一~周五或周六）、周日的工作單分開管理。
- 打開考勤系統(tǒng)后，手忙腳亂，解說起來沒有條理。
其實，審核員查看考勤軟件，實質上相當于你要給其介紹一下考勤軟件，你可以想想當初賣該軟件的業(yè)務員是怎么給你介紹的。解決方案：你自己要搞清楚該軟件的工作原理（業(yè)務流程）及功能。通常來講，發(fā)卡—>刷卡—>考勤軟件收集數(shù)據(jù)—>考勤信息查詢—>考勤報表獲得……是考勤系統(tǒng)基本流程。
- 審核員進廠，一些沒有經驗的朋友，可能會感覺“狼來了”。
有些做人過于誠實的朋友，不太習慣驗廠的工作方式。在驗廠作假方面，我不認為是個不光彩的事。這件事本身就眾說紛紜。我想說的一個觀點，我認為很重要，不要心虛！“沉著冷靜”、“胸有成竹”是一個成熟COC管理人員的必須具備素質。
大凡沒有通過驗廠的工廠基本上都是有“嚴重硬傷”，如果審核員象偵探那般較起真來，我敢說沒有幾個工廠是可以通過的。我有個H&M的審核員朋友告訴我：（1）干掉一家工廠，對H&M來講也是一種損失。（2）在公眾面前，我們在形式上必須保持一致。
解決方案：對于工廠難以履行的社會責任問題，本人以為是中國現(xiàn)今的“國情”，國家和企業(yè)尚未具有必須施行必須履行的能力。這一點大家都心知肚明，但是為什么要驗廠呢？大公司或品牌上要的是形象和面子。我們不一定依照驗廠標準真干，但是起碼形式上要象樣，雖然你覺得是個“游戲”，但是，我建議您必須認真地玩好這個游戲。我有不少WAL-MART的客戶曾經走過彎路。
三、工資管理
第一部分：A帳：真實的工廠工資核算管理
用途：用于工廠的工資核算和工資管理
獲得方法：（1）由會計人員根據(jù)真實考勤記錄和薪資制度人工核算；
（2）利用專業(yè)人事薪資軟件進行核算、管理；
特點：工廠真實的工資核算與管理，隨著管理精細化的推進，有不少企業(yè)實施ERP或專業(yè)人力資源管理軟件（人事、考勤、工資一體）代替手工管理。
特別說明：服裝以及玩具工廠多是計件工資的管理制度，由于工序繁多，且不同的工序的工價不同，所以造成每日的計件工資數(shù)據(jù)量統(tǒng)計工作顯得非常嚴峻。這一點，在生產線上的班組長及文員非常理解其中的苦衷。有條件的工廠，我推薦使用一種條碼計件工資管理解決方案，可以非常輕松地解決這個問題。
第二部分：B帳：假的工資數(shù)據(jù)，應對驗廠
用途：專門用于客戶驗廠
獲得方法：通常情況下，工廠設置文員或會計人員專門制作假的工資數(shù)據(jù)，或手工或利用工資管理系統(tǒng)。在制作數(shù)據(jù)時，參照考勤B帳出勤、加班、當?shù)毓べY標準法規(guī)等情況。
特點：（1）與考勤數(shù)據(jù)B帳有邏輯關系，工時的統(tǒng)計與核算必須要與考勤數(shù)據(jù)B帳保持一致；
（2）如同考勤數(shù)據(jù)B帳一樣，工作量浩大；
對于工資的審查，以下幾點是關鍵：
（1）標準。
人員及軟件系統(tǒng)必須要清楚當?shù)刈畹凸べY標準，以及工資的計算公式。
（2）工資的核算邏輯
工資的核算必須要和人事、當月出勤記錄保持邏輯上的銜接，如：工時、各種加班、異常出勤（是否有全勤獎）等等問題。
（3）關于計件工資和計時工資的問題。
有不少服裝加工工廠，他們在管理上通過計件，系統(tǒng)上采用計時。此過程在系統(tǒng)上需要一個計件與計時的換算工作。
（4）最低工時補給。
（5）員工訪談。事先工資條打印。
第三部分：理想的解決方案：
各位如果希望通過軟件來改善驗廠管理工作，在選擇服務商或產品時，請注意下列問題，可以作為參考建議：
關于軟件/咨詢服務企業(yè)：首先是驗證服務商是否有驗廠（COC、ICTI、SA8000等等）行業(yè)的背景，或者是對驗廠管理的理解深度，象很多做通用考勤機或考勤軟件的企業(yè)著實很多，但是大多數(shù)沒有驗廠相關的經驗，所以不一定適合你。其次，服務商的軟件開發(fā)能力及實際售后服務政策；軟件的應用效果與軟件服務商的支持與服務是密不可分的。
關于軟件：人事、考勤、工資一體化的解決方案，即可以獨立使用，也可以聯(lián)合協(xié)同應用。
1、 人事管理部分：要求能夠對員工的檔案以及勞動合同進行全面的管理。并實現(xiàn)查詢、打印、報表的功能；
2、 考勤管理部分：一套軟件2個（甚至更多）帳套，要求即能實現(xiàn)A帳真實的管理，又要求在功能上能夠對付審核員驗廠流程、驗廠手段，再者就是注意軟件的易用性、保密性、制作數(shù)據(jù)的可靠性；
3、 工資管理部分：要求能夠支持計件工資、計時工資的算法；工資的核算必須與人事、考勤的數(shù)據(jù)保持一致。 |
